Unit 4

UNIT 4

OFFICE ETIQUETTE

Some Suggestions

(Cellular) Mobile Phones

1. Use your vibrating alarm feature
2. Taking a call in a restaurant is okay, but not if it is going to become involved. Excuse yourself and go where you won’t disturb others.
3. Watch your speaking volume. Folks tend to speak louder than is necessary on wireless phones.
4. When in a meeting or even in a public place, it is best to have your voice mail set to receive your calls – unless you are looking for an important call (Then you’d use your vibrating alarm).
5. Never take a call at a public gathering such as a theater or a church
6. Get a “hands-free” kit for making and taking calls while driving. Stop the car to make calls if possible.

Office Etiquette Dos and Don’ts

Do’s

• Say good morning
• Say thank you
• Say please
• Be helpful
• Be friendly
• Be polite
• Seek help for anger problems
• Dress professionally
• Ask permission to enter a co-workers space or cubicle
• Show appreciation
• Control your emotions
• Have a sense of humor
• Be courteous and show respect toward others
• Take responsibility for your mistakes
• Be helpful, ask if help is needed

Don’ts

• Talk harshly
• Condescend
• Backstab
• Gossip
• Be rude to customers
• Bad mouth the company
• Bring your personal life to work
• Take long breaks or lunches
• Say it’s not your job
• Interrupt others
• Have an office romance
• Use drugs or alcohol at work
• Wear provocative clothing
• Be a chronic complainer

Taking Incoming Calls

• Smile. It really shows through
• Stand when you want to give your voice more energy
• Always answer with the name of your company or business. If it’s someone’s office, you may use his or her name –Good morning. Mr. Smith’s office. This is Mr. Jones.
• How may I direct your call? Never just say “Hello?”
• Try to answer before the third ring
• Do not “fight back” with a rude or obnoxious caller. Your mission is to resolve any conflict peacefully
• Speak distinctly. Rushing your speech will make it harder for the listener to make out what you are saying
• Transfer callers only if you are sure the person you are transferring them to can help them
• Never transfer a caller without telling them you are transferring them. It is best to ask if you may transfer them. And always tell them to whom they are being transferred.

If you must put the caller on hold, come back “at least” once a minute, preferably every 30 seconds, to let the caller know what’s happening. Offer to call them back so that they don’t have to wait.

TERJEMAHAN :

UNIT 4

ETIKA DALAM KANTOR

Beberapa Saran

Handphone

1. Gunakan fitur alarm getar Anda
2. Menerima telpon di restoran tidak masalah, tetapi itu tidak bagus jika itu akan menganggu yang lain. Minta ijinlah dan pergi ke tempat yang tidak akan mengganggu orang lain.
3. Kurangi volume bicara Anda. Orang-orang cenderung untuk berbicara lebih keras daripada yang diperlukan pada telepon selular.
4. Ketika dalam sebuah pertemuan atau di tempat umum, yang terbaik adalah memiliki surat suara yang telah diset untuk menerima panggilan Anda - kecuali Anda mempunyai panggilan penting (kemudian anda menggunakan alarm Anda bergetar).
5. Jangan pernah menerima telepon di sebuah pertemuan umum seperti teater atau gereja
6. Gunakan peralatan “hands-free” untuk melakukan dan menerima panggilan saat mengemudi. Hentikan mobil untuk melakukan panggilan jika memungkinkan.

Etika berkantor yang harus dilakukan dan jangan dilakukan

Yang harus dilakukan :

• Katakan selamat pagi
• Ucapkan terima kasih
• Minta tolong
• Suka menolong
• Ramah
• Bersikap sopan
• Mencari bantuan jika masalah
• Berpakaian secara profesional
• Minta izin saat memasuki spasi rekan kerja atau bilik
• Tunjukkan rasa menghormati
• Kendalikan emosi anda
• Memiliki rasa humor
• Bersikap sopan dan tunjukkan rasa hormat kepada orang lain
• Ambil respon untuk kesalahan anda
• Suka membantu, menanyakan apakah perlu bantuan

Yang jangan dilakukan :

• Bicara kasar
• Terlalu percaya diri
• Fitnah
• Gosip
• Ketus kepada pelanggan
• Menjelek-jelekkan perusahaan
• Membawa kehidupan pribadi Anda ke pekerjaan
• Istirahat atau makan siang lama
• Berkata itu bukan pekerjaan saya
• Menyela orang lain
• Bercinta di kantor
• Menggunakan obat-obatan atau alkohol di tempat kerja
• Menggunakan pakaian yang provokatif
• Menjadi pengeluh yang parah

Menerima Panggilan masuk

• Senyum. Akan betul-betul terlihat
• Berdiri ketika Anda ingin memberikan suara Anda lebih tinggi
• Selalu menjawab dengan nama perusahaan atau bisnis Anda. Jika kantor seseorang, Anda dapat menggunakan namanya. “Selamat pagi, kantor Mr. Smith. Ini Mr. Jones.”
• Bolehkah saya langsung memanggil anda? Jangan pernah katakan "Hallo?"
• Angkatlah telepon sebelum dering ketiga
• Jangan "melawan" dengan panggilan kasar atau menjengkelkan. Misi Anda adalah untuk menyelesaikan setiap konflik secara damai
• Katakan dengan jelas. Berbicara dengan gaya pidato akan membuat pendengar lebih sulit untuk menerima apa yang Anda katakan.
• Alihkan telpon hanya jika Anda yakin kalau orang yang Anda limpahi dapat membantu mereka
• Jangan mengalihkan telpon tanpa memberitahu mereka bahwa Anda akan mengalihkan telpon anda. Cara terbaik adalah menanyakan apakah anda boleh mengalihkan telponnya. Dan selalu memberitahu mereka kepada siapa mereka dialihkan.

Jika harus menunggu, "setidaknya" sekali dalam 1 menit, sebaiknya setiap 30 detik, untuk membiarkan pemanggil tahu apa yang terjadi. Tawarkan untuk memanggil mereka kembali sehingga mereka tidak perlu menunggu.